Как правильно составить отчет о проведенном мероприятии

Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач.

И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай – разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа.

Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью.

Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

– обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

– подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

– демонстрация эффективной работы руководству;

– получение финансирования на следующий отчетный период;

– получение согласия на развитие направления (идеи);

– обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается.

Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей – это пища для размышлений по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников.

Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела».

Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема – причины ее возникновения – постановка задач – решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело – разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

Источник: https://FB.ru/article/223049/primeryi-otchetov-o-prodelannoy-rabote-kak-sostavit-otchet

Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 1

Любая выставка дает обильную информацию к размышлению. Но воспользоваться ей можно только при одном условии: если на выставке ведется статистика и фиксируется каждый контакт.

А также — если люди, ответственные за сбор информации, ведут себя активно и проводят опросы, анкетируют, коммуницируют как с рядовыми посетителями, так и с потенциальными клиентами.

При скрупулезном подходе можно рассчитывать на полноценную картину оценки участия, без такого подхода выставка принесет гораздо меньший эффект.

Общий план аналитического отчета по подведению итогов выставки

Результат работы на любой выставке в виде отчета необходимо представлять в понятной форме, а главное — в четко структурированном виде. Только в таком случае, на основе отчета, можно будет произвести грамотный и полноценный анализ.

Общая структура отчета может быть разнообразной, но в идеале должна выглядеть так:

1. Установленные деловые контакты. Подразделы: количество, качество, региональная принадлежность, величина компании.
2. Информация, полученная непосредственно от посетителей. В этот раздел должна войти статистика по посетителям выставки, качественный и количественный анализ
3. Оценки кач-ва работы тех, кто присутствует на стенде.
4. Возможные критические замечания, высказанные пожелания, мнения разного рода и т.д.
5. Оценка функциональности стенда компании. Отдельно нужно выделить удачность выбора места, дизайн и функ. стенда, уровень оформления, степень оснащенности и информативности и т.д.
6. Анализ бюджета, в который обошлось участие. Соотнесение выделенных средств с реальными (дополнительными) расходами
7. Информация о конкурентах
8. Оценка маркетинговых усилий, направленных на привлечение клиентов и посетителей
9. Проведенные акции и мероприятия внутри выставки. Уровень, оценка интереса к данным событиям
10. Мероприятия, которые провели организаторы. Участие, оценка полезности, установленные контакты
11. Количество и разнообразие рекламно-полиграфической продукции и сувениров, представленных компанией и розданных участникам

Расширенный отчет об участии в выставке

Для того, чтобы конкретизировать пункты, возьмем следующий пример:

• Мероприятие: общероссийская выставка «Деревянное домостроение»
• Место проведения — Москва
• Компания полного цикла «Домфер», которая строит дома из клееного бруса, имеет собственное произ-во, выполняет все виды отделочных работ и инженерных коммуникаций

1. Установленные контакты с потенциальными клиентами и поставщиками

В этом пункте должны быть отражены оба момента: спрос на услуги компании и предложения материалов и услуг представителями других фирм

География потенциальных клиентов и деловых партнеров

Величина компаний

2. Информация от посетителей

Запросы и интерес. В этом пункте (и далее) один и тот же респондент может выделять несколько интересующих позиций

Приоритеты по факторам

Сроки планируемого строительства

Оценка плюсов компании

Цели посетителей

География

3. Оценка работы персонала стенда, в целом

Оценка качеств сотрудников

4. Пожелания, замечания, мнения

 Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 2

Источник: http://canlook.ru/articals/214-primer-otcheta-companii-ob-ychastii-v-vustavke-chast-1

Как написать захватывающий годовой отчет | Милосердие.ru

На медиаклубе «АСИ- Благосфера» эксперты поделились своими наработками в области подготовки годовых отчетов – как превратить процесс в легкое и приятное занятие и в каком формате представить партнерам и донорам свои усилия и достижения.

Сразу два недавних события в мире НКО мотивируют участников пересмотреть свой подход к годовым отчетам — отнестись к их подготовке более конструктивно и активнее применять их как коммуникационный инструмент.

Первое — конкурс президентских грантов 2021 года (заявки на первый поток принимаются до 31 мая). Размещенный на сайте НКО отчет иллюстрирует открытость организации и повышает осведомленность общественности, доноров и других заинтересованных сторон о ее работе. Это обязательное требование для всех соискателей и получателей грантов.

Второе — возобновляемый после трехлетнего перерыва конкурс публичной отчетности НКО «Точка отсчета» Форума Доноров. Отчет будет способствовать развитию навыков по подготовке разноформатных отчетов и изменению отношения к ним с «просто отчета» на инструмент коммуникации для формирования доверия у целевых аудиторий.

Больше динамики в цифрах, кейсов, цитат

Екатерина Пожидаева, эксперт аудиторско-консалтинговой компании EY (ранее Ernst & Young) советует классическую технологию подготовки отчета – когда данные собираются систематически, с опорой на стандартные элементы GRI-отчетности – общие и специализированные.

«При системной работе по сбору данных и наличии статистики их проверка, анализ и написание отчета занимают совсем немного времени, около 3 недель, — сказала Екатерина «Милосердию». — Если же регулярная рутинная работа по сбору информации сотрудниками не велась, написание отчета становится серьезной проблемой — ее решение отнимает гораздо больше времени и сил, а результат снижается».

Екатерина Пожидаева, эксперт аудиторско-консалтинговой компании EY . Фото с сайта asi.org.ru

Семь советов от Екатерины Пожидаевой

1. Чем больше динамики в статистических данных вашего отчета, тем он убедительнее.

   Количественные показатели собирайте из года в год – это системная работа! Поручите сотрудникам после каждой акции заносить данные о ней (фото, цифры) в специальную форму, чтобы сэкономить ресурсы при подготовке и избежать авралов впоследствии.

2. Объем публичного отчета не так важен, как существенность информации в нем. Без нее отчет теряет смысл.
3. Пишите в стиле, наиболее близком к читателю: ориентируйтесь на язык целевой аудитории.
4. Помните, что эффективность годового отчета измеряется тем, что он стал лучше предыдущего.

5. Планируйте этапы работы над отчетом, продумайте концепцию и предварительное содержание. Помимо интерпретации данных, не забудьте об их верификации. Проведите независимую проверку данных: большинство количественных показателей можно уточнить.

6. Посмотрите на деятельность своей организации через призму публикаций о себе в СМИ. Вы поймете, какие ваши проекты привлекли внимание и какой произвели эффект.
7. Вместо отчетов по формам, следуя практике успешных западных фондов, пишите отчеты с качественными историями, кейсами, цитатами, добавляя туда консолидированные показатели.

Плакат, открытка, видео – форма отчета может быть любой

По мнению Эльвиры Алейниченко, руководителя программы «Точка отсчета» Форума Доноров, основная задача отчета – призвать читателя к действию: будьте партнером, сотрудничайте с нами pro bono, жертвуйте, ведите с нами проекты, станьте нашим волонтером. Поэтому очень важно писать отчет, имея в виду ключевые аудитории, цель отчета и тех, с кем вы хотите работать.

«Лучший отчет не обязательно содержит 100 страниц, — подчеркнула эксперт. – Призвать к действию можно и с помощью 6 страниц с инфографикой».

Она подробно остановилась на печатном и электронном видах, которые может принимать отчет, и привела примеры разных форматов. В печатном виде отчет может стать толстой книгой, глянцевым журналом с традиционными рубриками, брошюрой, листовкой, плакатом, открыткой. В электронном исполнении — электронным статичным или интерактивным pdf-файлом, пролистываемой книгой, микросайтом, видеороликом.

Креативные варианты, существующие в мире, — это и выпуск отчета в форме полиэтиленовых пакетов, и в виде афиш, других вариантов. «Когда отчет готов и вы планируете его рассылать, определитесь, что вы хотите – чтобы его запомнили или чтобы на него откликнулись и как?» — подытожила руководитель проекта «Точка отсчета».

Эльвира Алейниченко, руководитель программы «Точка отсчета» Форума Доноров. .com/elvira.aleinichenko

Шесть must-have от Эльвиры Алейниченко

В отчете обязательно должны быть:

— личное обращение о главных событиях отчетного года руководителя организации, селебрити, входящего в попечительский совет фонда. Проверено: работает!

— фото сотрудников и волонтеров, фото благополучателей и доноров с цитатами. В обоих случаях идеально разместить также их личные истории, где они говорят, как участие в работе НКО или деятельность НКО изменили их жизнь, почему они решили поддержать именно вашу организацию.

— прибегайте к помощи комиксов и инфографики, в подписях к фото рассказывайте о деятельности, которую они иллюстрируют

— поясняйте кратко и понятно ваши финансовые показатели

— говорите спасибо донорам – это дает читателям ощущение, что организация работает не в вакууме, что она привлекает людей

— рассказывая, сколько вы собрали средств, не переборщите: не превозносите излишне свой успех в сборе средств – это не самоцель. Сфокусируйтесь на том, что изменилось для благополучателей, для сотрудников фонда, что вы сделали на эти средства – дайте цифры, опишите достижения и эффективность работы.

Отчет как событие

Дарья Алексеева, основатель благотворительного магазина Charity Shop и руководитель фонда «Второе дыхание». Фото с сайта charity-shop.ru

Дарья Алексеева, основатель благотворительного магазина Charity Shop и руководитель фонда «Второе дыхание», остановилась на своем примере выпуска годового отчета в виде… спектакля.

«Мы хотели показать годовой отчет так, чтобы его запомнили, и решили совместить корпоратив по случаю двухлетия Charity Shop с представлением клиентам, партнерам, сотрудникам годового отчета в виде иммерсивного спектакля, — рассказала Дарья. –Конечно, мы также сделали отчет в инфографике на 8 страницах (кстати, без помощи консалтинговых агентств, всего за 15 тыс. рублей), и перенесли его на все наши контейнеры для сбора одежды».

Мероприятие имело невероятный успех среди всех целевых групп НКО. Вывод: адресные истории как всегда победили, слушать сотрудников будут и их важно показать.

Источник: https://www.miloserdie.ru/article/kak-napisat-zahvatyvayushhij-godovoj-otchet/