Согласовано утверждаю как правильно

Содержание

Согласовано утверждаю как правильно

Порядок формирования замечаний.

Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе.

Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.

Организационные основы процедуры согласования документов

Договоры, подписанные контрагентом и предоставленные в ТГУ посредством факсимильной связи, проходят процедуру согласования и подписания в общем порядке. Для подписания оригиналов таких договоров исполнитель предоставляет оригинал договора в юридический отдел после его получения у контрагента.
Договоры о рекламной и издательской деятельности, о приобретении и изготовлении презентационной продукции, об изготовлении и размещении печатных, аудио- и видеоинформационных и рекламных материалов, в которых ТГУ выступает в качестве Заказчика, а также о сотрудничестве со СМИ, в обязательном порядке согласуются с Управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Утверждение изменений (дополнений) в Регламентирующий документ производится Советом в порядке, установленном Уставом Координатора и Положением о Совете.

Совет в соответствии со своими полномочиями вправе внести изменения в представленные на утверждение формулировки изменений (дополнений) в Регламентирующий документ, а также вне установленных настоящим Регламентом этапов непосредственно на заседании сформулировать и утвердить изменения (дополнения) в Регламентирующий документ в порядке, установленном Уставом Координатора и Положением о Совете.

5. Инициирование процесса разработки Регламентирующего документа 5.1. К органам компетентным принимать решение о необходимости инициирования процесса разработки Регламентирующего документа относятся:

Директор Координатора;
Совет;

5.2.

Главные правила согласования документов:

Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа. Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании. Наша справка Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя. Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки

Шпаргалка делопроизводителя

Путь согласования документов Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции.

Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела.

Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.
Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со .

Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе

Регламент согласования и подписания договоров в Тольяттинском государственном университете

физического лица; сокращенное название сторон в договоре должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия по подписанию договора (например, Устав, доверенность); реквизиты сторон (наименование, почтовые (юридические) адреса, банковские реквизиты); подписи сторон; печати сторон.

Типовые формы договоров,

Согласовано утверждаю

Председатель профсоюзного комитета «_14_»________01_________ 2008 г. «_14_»_______01________ 2008 г.

не моложе 18 лет, прошедшие обязательный периодический медицинский осмотр и не имеющие медицинских противопоказаний для работы в спортивном зале; имеющие, как правило, специальное образование или соответствующий опыт работы; прошедшие вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте; ознакомленные с инструкциями по эксплуатации спортивного оборудования и приспособлений.

Работающий в спортивном зале обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и режим работы школы. График работы в спортивном зале определяется расписанием занятий, утвержденным директором школы. физические (спортивное оборудование и инвентарь; опасное напряжение в электрической сети; система вентиляции; статические и динамические нагрузки); 2.

ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ 3.

ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ поддержание порядка и чистоты в спортивном зале; перед выполнением упражнений на спортивных снарядах и (или) с их использованием провести дополнительный инструктаж учащихся по технике безопасности; соблюдение учащимися требований соответствующих инструкций по технике безопасности при выполнении упражнений на спортивных снарядах и использованием спортивного оборудования; соблюдение требований (СанПиН 2.4.2.1178-02) в спортивном зале.

Порядок и виды утверждения документов

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

— проставлением на документе грифа утверждения;
— изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

-утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);
-утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:

— Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);
— Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);
— Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);
— Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);
— Отчеты;
— Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);
— Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);
— Положения;
— Программы (командировок и т.д.);
— Расценки на производство работ;
— Сметы;
— Стандарты;
— Структура и штатная численность;
— Тарифные ставки;
— Уставы организации;
— Формы унифицированных документов;
— Штатные расписания и изменения к ним.

Об утверждении Регламента согласования (рассмотрения) заявки на определение поставщика (подрядчика, исполнителя) и перечня прилагаемых к заявке документов (с изменениями на 17 июля 2021 года)

Признать утратившими силу:;;;;;;.4.

Настоящий Приказ вступает в силу через 10 дней после дня его официального опубликования, за исключением пункта 4.

3 Регламента, положения которого применяются с даты вступления в силу постановления Правительства Пермского края о внесении изменений в регламент работы Межведомственной рабочей группы по проверке обоснованности закупок для нужд Пермского края (далее — МРГ) о рассмотрении МРГ заявок государственных бюджетных учреждений Пермского края, государственных автономных учреждений Пермского края, государственных унитарных предприятий Пермского края, осуществляющих закупочную деятельность в соответствии с , а также некоммерческой организации

«Фонд капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах в Пермском крае»

в отношении закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых в соответствии с пунктом 2 .4.

Обязательно

Название входа – что поступает в процесс в качестве входа. Входов может быть несколько. Если вход представляет из себя совокупность каких-то объектов или информации, то нужно отдельно раскрыть состав.
Поставщик – откуда поступает вход. В качестве поставщика обычно указывается процесс, продукт которого является входом для рассматриваемого процесса. Если процесс неизвестен или поставщиком является некое лицо или организационная единица, то так и пишем. Важно, чтобы в регламенте была действительная и конкретная информация. Если в качестве входа процесса выступает устное распоряжение руководителя, то так и нужно писать.

Желательно

Краткое описание входа – иногда бывает полезно дать краткое описание входа.
Тип поставщика – поставщики бывают внутренними и внешними. Внутренние поставщики могут быть процессами, организационными единицами или системами. Внешний поставщик – сторонняя организация или лицо. Внутренний процесс – в таком случае в поле поставщик должно быть указано название соответствующего процесса. Организационная единица – если процесс неизвестен, но известно, какая орг единица поставляет вход, то указывается название орг единицы. Например, бухгалтерия. Система – вход может поступать из какой-то системы. Например? Это может быть система мониторинга, которая генерирует заявку или сигнал при наступлении определенного события.
Способ поставки – описание того, как вход попадает в рассматриваемый процесс. Принесли, пришло курьером, голубиной почтой… Все это способы поставки.
Ответственный за поставку – если на стороне поставщика есть конкретная роль, должность или человек, который несет ответственность за поставку входа, его нужно указать.

Источник: https://automagically.ru/prava/1308-soglasovano-utverzhdayu-kak-pravilno.html

Кто согласовывает смету, а кто утверждает: нюансы составления смет

Согласовано утверждаю как правильно

Чтобы грамотно произвести строительный процесс, необходимо учесть все статьи, по которым впоследствии вы совершите ряд определенных расходов. Для этого, все планируемые затраты вносятся в смету. Кто согласовывает смету, а кто утверждает, что это за документ и как правильно его оформить, узнаем далее в представленном материале.

Кто согласовывает смету, а кто утверждает?

Что собой представляет строительная смета

Под таким понятием, как смета проекта, подразумевается документ, отражающий все затраты, происходящие в рамках определенного строительного процесса. Искомые затраты и операции по ним в смете рассматриваются максимально подробно, и кроме того, производится абсолютное указание всех трат:

как мелких;
так и крупных.

Разумеется, преимущественно речь идет о приобретении строительных материалов, или услугах сторонних организаций, занимающихся возведением объектов различного типа.

Строительство различных объектов сопровождается процедурой оформления ряда обязательных документов, одним из которых выступает проектная смета, позволяющая подсчитать расход денег и материалов, попутно добившись иных положительных эффектов

В смете производится также последующая калькуляция расходов. Иными словами, в ней подсчитываются такие показатели, как стоимость материалов, их количество и т.д.

Цена реализации работ (строительные услуги) также проходит в смете, как материал, требующийся для достижения окончательной цели.

Таблица 1. Цели ведения сметы

ЦельОписание

Предупреждение пустых трат

Основной целью составления сметы является не столько учет расходов, сколько упорядоченная трата денег впоследствии, что позволяет предупредить развитие неэффективного процесса распоряжения имеющимся на строительство капиталом.

Экономия материалов впоследствии и их учет в настоящем времени

Кроме того, еще один положительный эффект, которого можно добиться при оформлении данного документа, заключается в ведении учета оставшихся материалов, которые могут быть использованы в дальнейшем, но сейчас не понадобились.

Цели ведения сметы, в основном, ограничиваются предупреждением неэффективного использования ресурсов, а также экономией времени, денег и закупленных материалов

Актуальные на сегодняшний день в Российской Федерации законы никоим образом не оказывают какого-либо влияния на экономическое содержание данного документа.

Но, тем не менее, компания, занимающаяся строительством, имеет перед законом обязательства по подготовке полноценного комплекта сопроводительной документации по каждому объекту.

Среди пунктов требуемого перечня можно также обнаружить и смету.

Специалисты в области строительства выказывают уверенность в том, что чем более точно отражены в смете такие нюансы, как проделанная работа и количество потраченного материала, тем эффективнее можно оценить качество выполненных по каждому проекту работ.

Смета демонстрирует наглядным образом то, куда ушли средства, выделенные на тот или иной проект, а потому она является также весьма действенным инструментом контроля:

как для крупных строительных компаний;
так и в рамках частного строительства.

Смета позволяет не только рассчитать множество нюансов, но также их определить, то есть превратить из неожиданных в ожидаемые, и на этой почве уже планировать дальнейшие действия, связанные с организацией и проведением строительных работ

Кто согласовывает смету, а кто утверждает

Отвечая на интересующий нас вопрос, нужно заметить, что кто станет лицом утверждающим или согласовывающим смету, будет зависеть от того, кто задействован в строительном процессе в роли:

Таким образом, согласно основным правилам, обозначенным непосредственно в Гражданском Кодексе нашей страны, интересующие нас компетенции, будут распределяться следующим образом.

Таблица 2. Кто утверждает смету, а кто согласовывает

ОбстоятельстваОписание

За утверждение сметы отвечает заказчик

Согласование и утверждение – две стороны одного и того же процесса. Поскольку заказчик сам не имеет возможности выполнить строительные работы, и нанимает подрядчика, он и должен утверждать предложенный ему план дальнейших действий, к деталям которого можно отнести также и материальную сторону вопроса.

За согласование сметы отвечает подрядчик

Поскольку подрядчик получает запрос от заказчика, который он берется выполнить, значит, он и составляет смету, а впоследствии имеет необходимость и согласовать ее с лицом, фактически обеспечивающим материальную базу проекта.

Государство постановило, что смета должна являться неотъемлемой частью каждого строительного проекта, но непосредственно экономическое наполнение оной оно не регулирует и не ограничивает каким-либо образом

Существенные моменты при составлении сметы

Заказчик может вложить собственные средства в проект только в том случае, когда имеется соответствующий и четкий план работ. Смета является одной из составных частей данного плана.

Полноценное отслеживание трат и материалов возможно только при условии, что в работе строительной бригады используется так называемая локальная смена, отражающая:

закупку материалов;
прочие манипуляции, совершенные с денежным вложением заказчика.

Смета в обязательном порядке должна описывать некоторые важнейшие нюансы по согласованному перечню. В остальном допускаются различные формы оформления этой бумаги

Основные разделы документа

Согласно действующим на сегодняшний день правилам, в каждой смене, оформляющейся для проведения строительства, должны обязательно присутствовать основные разделы.

Таблица 3. Основные разделы в смете

Раздел Описание

Расходы накладного характера	Под термином «накладные расходы» скрываются траты, которые обуславливаются не приобретением материалов, а сопутствующими процессами, такими, как: организация строительства; обслуживание процесса; управление процессом.
Прямые расходы	В эту категорию затрат включаются выплаты, которые идут на: покупку материалов; покупку или взятие в аренду нужных инструментов; оплату строительных работ.
Прибыль	Эта трата отражает положенное организации-подрядчику вознаграждение за труды.

Все описанные выше разделы и пункты сметы в обязательном порядке указываются сразу со стоимостью, так как только в этом случае возможно оперативное отслеживание финансовых затрат, а также оставшихся у подрядчика и заказчика в распоряжении денежных сумм.

У каждой сметы обязательно есть титульный лист, который кратко вводит в курс дела относительно содержания проекта, его особенностей, утверждающей и согласовывающей стороны

План составления сметы

При составлении плана сметы используется строительный проект, который изначально придуман и проработан заказчиком и подрядчиком. Итак, вот, как будет выглядеть структура сметы.

Первая часть искомого документа представлена титульным листом, содержащим основную информацию относительно того:
- что собой представляет данный проект;
- кто является заказчиком, утверждающим смету;
- кто подрядчик, оную согласующий.
Вторая часть будет описывать прямые затраты на строительства, а именно:
- закупленные строительные материалы;
- выплаты заработной платы;
- использование оборудования (аренда, ремонт, закупка и т.д.).
Третья часть описывает расходы накладного характера, а именно:
- на командировочные;
- направленные на охрану труда;
- выплаты в фонды;
- организаторские мероприятия, связанные с установлением порядка работы на площадке, и т.д.
Четвертая часть будет описывать сметную прибыль – оплату трудов подрядчика, о которой мы рассказывали выше.

Смета расходов

Чтобы подготовить смету, необходимо иметь полное представление относительно того, какие материалы вам необходимы, по какому перечню работ предстоит трудиться организации, являющейся подрядчиком, какая специализированная техника будет привлекаться в процессе.

После того, как будут обозначены описанные пункты, необходимо будет определить величину каждого из них, а именно:

согласовать рыночную стоимость каждого наименования, требующегося для дальнейшей работы;
рассчитать затраты согласно кол-ву материалов, и прочих затрат, а также стоимости каждой единицы данных наименований.

Предварительный расчет затрат по смете осуществляется согласно актуальным рыночным ценам, установленным на необходимые товары и услуги

Итоговая оценка и корректировка сметы

Как только интересующая нас бумага будет готова, останется разобраться только в том, кто будет смету согласовывать, а кто утверждать. Кем кто будет, мы уже говорили вам выше, поэтому, теперь дело за малым: нужно, чтобы каждое из ранее обозначенных лиц просто завизировало личной подписью составленную бумагу.

По итогу смету останется завизировать подписями

Разновидности смет в современном строительстве

Сегодня существует немало разновидностей смет. Каждая из упомянутых разновидностей характеризуется уникальными особенностями, которые в обязательном порядке должны приниматься во внимание в момент подготовительных работ.

Локальные сметы

Сметы локальной категории оформляются на процесс монтажа и непосредственно строительство, по каждому этапу этих сложных и длительных процессов. Обычно, в смету данные заносятся не сразу, а по мере того, как появляются, то есть непосредственно в ходе проведения работ, всяческих закупок и т.д.

Если в рамках одного проекта возводится сразу несколько строительных объектов, то составление локальной сметы потребуется для каждого из них.

Если один комплекс состоит из нескольких зданий, то смету локального типа требуется оформить на каждое из них

Объектные сметы

В данном документе производится объединение всех созданных ранее локальных смет. Следовательно, объектная смета отражает полную величину трат, совершаемых в рамках одного проекта, а также общие вложения лимитированного характера, к числу которых можно отнести временные постройки.

Оформление объектной схемы в большинстве случаев является обязательной процедурой, хотя в ряде ситуаций при постройке каких-либо объектов допускается оформление только документов локального типа. Обычно это актуально только в случаях с частным строительством.

Смета — эффективный инструмент распределения ресурсов, позволяющий повысить эффективность строительной работы и понизить затраты

Что такое ЗОС в строительстве? В специальной статье рассмотрим для чего необходимо заключение о соответствии и каким образом его можно получить.

Заключение

По сути своей, смета представляет инструмент планирования, с помощью которого можно не только наиболее эффективным способом распределить финансовые и строительные ресурсы, но также и отследить их использование, сделав процесс возведения объектов максимально качественным и эффективным. Кроме того, благодаря смете возможно и грамотное планирование работы, так как ее заполнение будет согласовываться только при четком определении очерёдности этапов деятельности подрядчика.

Кроме того, смета помогает многим заказчикам понять, способны ли они сохранить в ходе строительства платежеспособность. Проще говоря, рассчитав предварительную стоимость, они смогут определить, хватит ли у них денег, чтобы довести проект до конца, или лучше подстраховаться займами, или в принципе от данного проекта отказаться.

Сегодня смету все чаще составляют даже в рамках частного строительства, что позволяет предотвратить намеренное завышение строительных услуг, и весьма эффективно добиться поставленных задач, а также решить проблемы, возникающие в ходе работы.

– Как проверить строительную смету при заказе работ в частной компании

Источник: https://yr-expert.com/kto-soglasovyvaet-smetu-a-kto-utverzhdaet/

Утверждение документов

Согласовано утверждаю как правильно

Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.

По завершении обозначенной процедуры у образца документа появляется юридическая сила. Процесс утверждения может затянуться на несколько дней. Так же, согласование определяет подлинность образца.

Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.

Так же, существует список образцов документов, которые нуждаются в непременном утверждении. Перечень будет приведён ниже в представленном материале.

Кто вправе утверждать образцы документов?

Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.

Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.

В крупных компаниях существует множество филиалов, руководители которых вправе согласовывать образцы бумаг. Для передачи права на утверждение образцов формируется доверенность.

Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.

При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.

Утверждение посредством подписи директора

Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.

Автограф проставляется в форме, расположенной в правом верхнем углу бумаги. При этом, информация в содержании грифа, прописывается в последовательности, обозначенной ниже.

Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.

Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.

К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?

К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.

Утверждение посредством приказа

Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.

После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.

В процессе регистрации приказ прилагается к согласовываемой бумаге. При утверждении образца документа в такой форме, в грифе указывается, что основанием для согласования образца представляется приказ.

При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.

Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.

Утверждение посредством внешних органов

Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.

Процедура может быть произведена как посредством подписи, так и посредством выпуска дополнительного приказного образца документа. Единственным отличием представляется только от факт, что утверждением занимается сторонняя организация.

Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.

Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении. Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.

После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.

Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.

Срок хранения письма равен сроку сохранения согласованной бумаги. По окончании промежутка сохранения, оба документа подлежат утилизации.

При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.

Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?

Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.

Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.

Когда образец бумаги утверждается несколькими организациями в различные промежутки времени, проставляются фактические даты утверждения. Грифы в этом случае наносятся по одной линии.

При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.

Представляется ли подпись утверждением?

Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.

При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.

Какие документы подлежат утверждению?

Акты, которые формируются по факту проведения проверок. Акты, которые формируются при приёме работ. Акты, которые формируются при ликвидации компаний, и сопутствующих этому процессу действий, таких как списание оборудования, передача дел или списание оборудования. Акты, которые формируются по факту завершения экспертизы.
Договоры, заключенные с подрядчиками при заказе какого- либо вида работ. Договоры, которые заключены по факту снабжения компании. Договоры, которые заключены с материально ответственными лицами.
Задания, сформированные в отношении специалистов, которые должны что- либо спроектировать или построить.
Задание, сформированные в отношении специалистов, которые должны провести какие- либо исследования.
Заявления, которые сформированы в отношении приобретения какого- либо оборудования.
Правила, которые указывают на должностные обязанности и полномочия, а так же обозначают распорядок трудового времени.
Инструкции, которые указывают на правила, действующие при ведении делопроизводства. Правила, которые содержат нормативы техники безопасности.
Образцы документов, которые указывают на количество расходных материалов и оплату коммунальных платежей. Документы, которые регламентируют численность штата.
Отчёты, которые несут в себе информацию о командировках.
Отчёты, которые несут в себе информацию об исследованиях.
Списки специалистов, рабочее время которых не нормировано. Перечни организаций, которые пользуются льготами. Документы, для которых предусмотрен срок хранения.
Планы, которые составлены в отношении строительства или производства. Планы, которые структурируют исследовательскую деятельность.
Образцы документов, посредством которых планируется внедрение техники. Документы, посредством которых планируются поставки и рассортировка продукции.
Документы, которые содержат в себе информацию о премиях. Образцы документов, которые содержат в себе устав организации.
Документы, которые передают планирование командировок. Планы каких- либо рабочих мероприятий.
Документы, которые содержат в себе информацию о затратах, понесённых при строительстве.
Образцы документов, которые несут в себе информацию о стоимости заказанных работ.
Документы, которые несут в себе информацию о стандартах.
Документы, которые несут в себе информацию о числе сотрудников и структуре подразделений.
Образцы документов, которые несут в себе информацию о тарифах
Формы документов, которые унифицированы.
Документы, содержащие информацию о расписаниях и внесённых в них изменениях.
Организационные образцы документов.

Утверждение документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://dokivse.ru/yuridicheskie-litsa/utverzhdenie-dokumentov

Как правильно

— согласует или согласовывает? Оба варианта, согласует и согласовывает, верны. Разница только во времени этих двух глаголов.

Первый вариант, согласует, является формой будущего времени.

То есть в дальнейшем согласует.

Второй вариант, согласовывает, является формой теперешнего времени. То есть сейчас согласовывает.

Оба глагола употребляются в нашем языке русском, просто при их использовании нужно вспомнить, что есть два вида глаголов — совершенный и несовершенный, которые указывают на время действия.

Согласует (как и quot;согласую, согласуешьquot;) — это личная форма от глагола совершенного вида согласовать (что сделать?).

А этому глаголу в пару можно поставить глагол согласовывать несовершенного вида (что делать?), образованный от первого глагола, глагола совершенного вида, посредством суффикса -ыва-. Чем же они отличаются друг от друга?

1) Руководитель группы согласует расписание занятий с администрацией бассейна.

2) Он каждый год согласовывает его, и всегда группа занимается в удобное для всех время. Глагол совершенного вида согласует обозначает действие, которое закончится, достигнув результата.

Глагол несовершенного вида согласовывает означает, что вопрос будет согласовываться, а пока не имеет значения завершенности, он обозначает действие с оттенком длительности.

, зависит от времени когда произойдт согласование данного вопроса или документа. Будущее время. — Начальник обязательно согласует Ваши чертежи, как только вернтся. Настоящее время. — Иван Петрович уже согласовывает представленные материалы.

Ежели Вам нужно употребить или написать слово в буд. времени в форме второго лица ( сов. вида), тогда — согласует. В понедельник мастер согласует цену своей работы с заказчиком.

Если же Вам нужно употребить сие слово в форме наст. времени и тоже второго лица ( но несов. вида), тогда — согласовывает.

Классный руководитель согласовывает с ребятишками дату похода.

Три способа утвердить документ

Это самый простой способ утвердить документ.

Проект передается генеральному директору или уполномоченному им руководителю, который, ознакомившись с ним, расписывается в грифе, например: Генеральный директор ООО «Альфа» Обратите внимание: слово «утверждаю» стоит в первом лице единственного числа, указывается должность руководителя и наименование компании, а завершается гриф датой утверждения. Статья о том, как передать право подписи за директора, в том числе право на утверждение документов, по ссылке. К приказу по основной деятельности обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия.

Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ.

Сначала издается приказ. Текст примерно следующий: В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч» Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. Если документ утверждают несколько организаций, то грифы располагаются на одном уровне:

Работа секретаря с документами: Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения?

Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения?

И как они оформляются? В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами.

Например: акционеров от 05.04.2003 № 14 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 3.

23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: Письмо Российской академии Протокол заседания Правления страховой компании «Росгосстрах» Подробный ответ В.Ф.

Янковой, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД, на этот и другие ваши вопросы вы найдете в №9 2015 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Требования, предъявляемые к оформлению документов Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми? Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов [13,34].

Реквизиты, определяющие наименование вида документа Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) — дата утверждения; для актов и протоколов — дата события [13,36].

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу: утверждение документа руководителем; утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек [13,40]. При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии. Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации — автора документа.

Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.
Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа.

Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования. Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек [6,78].

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах: отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.

); удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности); фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.