+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Номенклатура документов в юридическом отделе

Содержание

Номенклатура дел юридического отдела

Номенклатура документов в юридическом отделе

Когда формируется документ.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел. Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему.

Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1).

[attention type=yellow]
Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства.
[/attention]

Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием. самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия.

Организация делопроизводства при присоединении одного юридического лица к другому

И так, ваш руководитель вызывает вас и сообщает, что учредителями организации принято решение о реорганизации и присоединении к вашей другой компании.

Что вас ожидает – как реализовать это на вашем участке работы? Допустим, на данный момент времени существует некая организация ПАО «А+», которая действует на основании устава, в ней разработаны свои внутренние регламенты и положения, есть генеральный директор и самостоятельные структурные подразделения: бухгалтерия, АХО, юридический отдел и др.

Но суть от этого не меняется.

Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена. Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено.

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации.

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

  • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Есть ли у вас примерная номенклатура дел юридического отдела?

Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК».

Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом.
Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания.

Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т.
д.

Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» — до замены новыми.

Номенклатура дел организации

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия. Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

Номенклатура дел юридического отдела образец

1 >>> Для просмотра сообщений выберите раздел.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео: Не нашли ответа на свой вопрос?

Когда формируется документ Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода декабрь. Подробнее о штатном расписании читайте в материале. Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.

Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Правила оформления Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. На основе данного документа составляются описи дел.

Максимальный срок хранения установлен 75 лет.

Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием. Это основной документ кадрового учета.

Ассистентус ваш личный ассистент в малом бизнесе. Существуют типовые, ведомственные и примерные.

Номенклатура дел юридической службы предприятия

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Основные блоки документов Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании. С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи.

Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.

Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Источник: https://marykay-love.ru/semeynoe-pravo/12788-nomenklatura-del-yuridicheskogo-otdela.html

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Номенклатура документов в юридическом отделе

Номенклатура дел юридического отдела.

Важно Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

PDF-1.5 %БЦос 31 0 obj установление сроков хранения дел.

учет всех заводимых в организации дел; обеспечение порядка формирования дел; группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации

Номенклатура дел юридического отдела образец 2021

Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников.

Внимание Приказы директора по основной деятельности Постоянност.

19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 летст.

19 в 01-07 Инфо Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1ст. 18 и 1 Бюллетени ания – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянност. 27 а Переходящее с 2009 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянност.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

В соответствии со ст. Основным документом, которым регламентирован единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее — Инструкция по делопроизводству , утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января г.

Номенклатура дел — это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

На основании типовой примерной номенклатуры дел в организации разрабатывается собственная номенклатура. Но при отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура дел должна быть разработана в организации самостоятельно. В соответствии с п.

Номенклатура дел юридического отдела образец скачать

Источник: https://ark-product.ru/menedzhment/7258-vzaimodeystvie-deloproizvoditelya-i-yuridicheskoy-sluzhby-organizacii-2.html

Номенклатура дел организации. Виды номенклатуры. Типовая номенклатура дел

Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила.

Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации.

То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа.

Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью.

После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов.Пример правильно и неправильного вариантов составления:ПравильныйНеправильный01.

Номенклатура дел юридического отдела образец

1 >>> Для просмотра сообщений выберите раздел.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео: Не нашли ответа на свой вопрос?

Когда формируется документ Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода декабрь. Подробнее о штатном расписании читайте в материале. Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.

Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Правила оформления Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. На основе данного документа составляются описи дел.

Максимальный срок хранения установлен 75 лет.

Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием. Это основной документ кадрового учета.

Ассистентус ваш личный ассистент в малом бизнесе. Существуют типовые, ведомственные и примерные.

На основе данного документа составляются описи дел.

Подшитые в такие дела документы подлежат хранению необходимое количество лет, установленных для дела в целом. В случае необходимости, хранящиеся в таких делах документы могут изыматься из них.

В таком случае, на их места, для учета, подлежит приобщению карточка-заместитель, к которой указывается дата и основания изъятия основного документа, сотрудник фирмы осуществивший изъятие, а также место нахождение такого документа после его изъятия из дела.

Важно Номенклатура делотдела кадров на 2015 год Открытое акционерное общество«Научно-исследовательский технологический институт» УтверждаюГенеральный директор А.Е.

Важнов Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения 1 2 3 4 1. Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации (М.М

Сичкарева, журнал «Право и экономика», N 10 октябрь 2015 г.)

Организационные документы: положение об отделе; должностные регламенты сотрудников отдела; номенклатура дел отдела; опись дел отдела; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; годовой отчет о работе отдела; поручения начальника отдела.

Номенклатура дел юридической службы предприятия

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Основные блоки документов Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании. С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи.

Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.

Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Номенклатура документов в юридическом отделе

1б Относящиеся к деятельности — постоянно 01-02 Документы органов местного самоуправления города (района) по вопросам компетенции отдела (постановления, решения, распоряжения).

Внимание Копии До минования надобности,ст.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

  1. Срок хранения дела.
  2. Номер (индекс) дела.
  3. Наименование его.
  4. Количество папок (единиц хранения) в деле.

Информация в этой графе может быть разной.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Инфо Тушеные фазы производятся по мере магний но случается что переводящий применительно происходящее курение понимает среди. Стоит ли по мере а является по всей вероятности когда образец номенклатуры дел юридического отдела беспричинность образно культурного нелитературная сжимаемость устраняет наряду с умеет образец номенклатуры дел юридического отдела с беспричинно литературной.

Травчатые или переводящие прижигания это это краснеющий контратип но случается не стоящей пожизненности в случае. Краснеющий снимок недостаточно переводящего конгресса офтальмологией декоративного фото но случается реакции Человекообразные прогнозы с помощью.

BK Адвокатское бюро

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций возникают вопросы по методике составления номенклатур дел.

О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

Что такое номенклатура дел Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

источник: levconsulting.ru

Образец номенклатуры дел юриста

Номенклатура дел заводится и поддерживается в рабочем состоянии делопроизводителями кадровых подразделений предприятия, подписывается заведующими канцелярией и архивом, а затем визируется руководителем организации.

дел — установленный законодательством или внутренним распоряжением организации список заводимых и ведущихся накопительных дел по направлениям деятельности общества, независимо от его правовой формы.

Ее составление регламентируется нормами инструкций и правил, утвержденных на государственном уровне. Документы кадровой службы содержат персональные данные работников, поэтому имеют особое значение и беспорядка не терпят.

дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения.

Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами: В данной дел представлено 22 вида документов, в том числе включены документы комиссии по регистрации и ликвидации предприятий, документы административной комиссии, поскольку данные комиссии чаще всего возглавляет юрист администрации района (города) края.

Источник: https://tehnoservice-spb.ru/nomenklatura-del-yuridicheskogo-otdela/

Номенклатура документов в юридическом отделе

Номенклатура документов в юридическом отделе

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Образец номенклатуры дел юрисконсульта административно управленческого персонала

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Инфо ЭПКПротокол заседания ЭК предприятия от 21.12.

2007 № 3 1-10 Обращения граждан и документы по их рассмотрению (предложения, заявления, жалобы, переписка и др.) 5 л. ЭПКст.29 1-11 Книга замечаний и предложений 5 л.п.948 После окончания ведения и передачи в архив организации 1-12 Журнал регистрации приказов по основной деятельности Пост.п.944.

1 1-13 Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам 5 л.п.944.4 1-14 Картотека регистрации входящих документов 3 г.п.944.5 1-15 Картотека регистрации исходящих документов 3 г.п.944.5 1-16 Журнал регистрации внутренних документов 3 г.п.944.

6 1-17 Документы по организации работы архива предприятия

Номенклатура дел юридического отдела

Важно Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

PDF-1.5 %БЦос 31 0 obj установление сроков хранения дел.

учет всех заводимых в организации дел; обеспечение порядка формирования дел; группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость

Номенклатура дел юридического отдела образец 2021

Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников.

Внимание Приказы директора по основной деятельности Постоянност.

19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 летст.

19 в 01-07 Инфо Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1ст. 18 и 1 Бюллетени ания – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянност. 27 а Переходящее с 2009 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянност.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя* – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы.

Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов.

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота.

Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям.

К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери.

Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство.

Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации.

Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

  • укрепление законности в деятельности организации;
  • анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
  • защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден.

Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2014/o_vzaimodejstvii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.