+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как можно подписывать папки в офисе бухгалтерия

Содержание

Как можно подписывать папки в офисе бухгалтерия

Как можно подписывать папки в офисе бухгалтерия

Что делать, если счет-фактура был ошибочно зарегистрирован в книге покупок? Как мне отразить ошибку или надо аннулировать его? Если аннулировать, то как? Книга покупок должна быть в электронном виде?.

Карина Кассис: Ответ на этот вопрос содержится в Письме ФНС России от 05.11.2014 N ГД-4-3/[email protected] В нем налоговики изложили порядок действий покупателя в случаях ошибочной регистрации счета-фактуры в книге покупок.

Действия покупателя будут следующими.

  1. нужно провести исправления в книге покупок. Они осуществляются путем внесения аннулирующей записи в дополнительный лист книги покупок за налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован счет-фактура, в порядке, предусмотренном п. п. 2 и 6 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок. Это следует из п. 9 Правил ведения книги покупок.
  2. после внесения исправлений покупатель должен представить в налоговый орган уточненную декларацию по НДС за налоговый период, в котором были внесены соответствующие изменения в книгу покупок. Ведь аннулирование записи в книге покупок после окончания налогового периода приведет к тому, что итоговая сумма НДС к вычету, указанная в книге покупок за этот налоговый период, станет меньше заявленной к вычету в налоговой декларации. А при обнаружении в сданной налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, налогоплательщик обязан представить уточненную декларацию (п. 1 ст. 81 НК РФ).

Мы буквально недавно перевели всю первичку в УПД на бумаге. Сейчас решили делать электронный архив, но в законодательстве про УПД в электронном виде нет ничего. Что делать — ждать или что-то сейчас делать? А что можно сделать?

Карина Кассис: Все зависит от того, что Вы подразумеваете под “электронным архивом”. Если речь идет о скан-образах бумажных оригиналов УПД, то все в порядке. Такой электронный архив позволит оптимизировать документооборот, ускорит процессы поиска и подготовки документов к проверкам.

Если речь идет об электронных оригиналах УПД, то с этим стоит повременить. Форматы для УПД до сих пор не утверждены, что не позволяет использовать оригинал УПД в электронном виде. Следите за новостями.

Алексей Кольмай: Дополню Карину с точки зрения автоматизации работы с документами внутри компании.

У вас есть два варианта действия:

  • можно перевести учетную систему обратно на стандартное представление документов и пересылать их в электронном виде, УПД разработан для экономии бумаги, а бумаги у вас больше не будет.
  • или, как уже сказала Карина — ждать изменений в законодательстве, то есть, когда будут представлены требования к форматам УПД. Разговор о том, что такие форматы будут, начался еще в первом квартале 2015 года, но сроков никто не называл и, когда такие форматы появятся, вопрос открытый.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Для бухгалтерии необходимо помещение в одном здании с дирекциu001fей предприятия, расположенном вблизи от основного производства. Все ее подразделения обычно располагаются в одном месте в больших помещениях на нижних этажах или в отдельных комнатах на 2—3 челоu001fвека.

Если речь идет об электронных оригиналах УПД, то с этим стоит повременить. Форматы для УПД до сих пор не утверждены, что не позволяет использовать оригинал УПД в электронном виде. Следите за новостями.

Так, в материальном отделе за каu001fждым бухгалтером закрепляют определенные склады или виды материальных ценностей, в расчетной части и в производственном секторе — цеха, отделы и службы, в финансовой группе — виды опеu001fраций и т.п.

Ру прошла интернет-конференция «Как создать идеальный архив бухгалтерских документов». На вопросы наших пользователей в режиме онлайн ответили Алексей Кольмай, руководитель проектов DIRECTUM, и Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )

Хотим переводить в электронную систему работу с первичкой. Пока не знаем, с чего начать и каких трудностей ждать. Посоветуйте, пожалуйста, к чему готовиться.

Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Иными словами, в целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов их следует помещать в дела в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы (см. ранее). О том, каким образом следует производить формирование и оформление дел бухгалтерской службы, мы и поговорим в рамках очередной главы пособия.

Предварительное проведение проверки бухгалтерских документов на предмет их готовности к формированию в дела.

Внедрить систему учета хранения документов

\r\

Для автоматизации работы с бухгалтерскими документами реализованы специализированные программные продукты, с помощью которых стала возможной существенная оптимизация трудозатрат бухгалтера:

\r\

    \r\

  • оперативный поиск документов и их группировок;
  • \r\

  • контроль за доступом, использованием и возвратом документов;
  • \r\

  • упорядочение процессов работы с документами и архивом (идеальный порядок в архиве).
  • \r

\r\

Кроме того, с помощью системы учета можно выполнить автоматизированный отбор документов на уничтожение (с подготовкой акта) и составить акт приема-передачи дел/документов.

\r\

Как упорядочить документы

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки?

О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

  1. Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
  2. Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
  3. Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
  4. При увольнении работников документы не передаются в срок.
  5. Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
  6. Проблематично отследить срок выполнения поручений.
  7. Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Как создать идеальный архив бухгалтерских документов

Мало ли какие сведения в этой макулатуре обнаружатся.

Мы составляем акт, что комисия в составе подтверждает, все документы по перечню сожжены в их присутствии я так понимаю что многие «дрелят»?

Пора бизнес открывать по изготовлению какой-нить сшивалки joper Мы сдаем в макулатуру, так как когда разрабатывается проект лимитов на загрязнение окр. Иначе, если макулатуру не сдаешь, то все получается дороже. А какие-такие секреты могут быть в первичке 5-летней давности?

Тавита , Пару раз так накололась! Gloriya , Не обощайте.: А если выездная или еще посерьезнее проверка с выемкой документов? За один день все года не прошьете.

UNA , А с выемкой документов — это вообще клиничиский случай по-моему Хотя каждый по-своему делает Такой прибор действует по принципу дырокола, пробивает порядка 20 прямоугольных дырок, потом листы одеваются на пластиковую гребенку, в итоге получается папка на пластиковых кольцах.

По мне очень удобно. Единственный минус — за 1 раз пробивает не более 20 листов. Гребенки бывают разные по размеру от 10 до — листов.

Например, если выездная просит: Счета фактуры выставленные и полученные за 3 года, нужно уточнять, какие именно?

Нас десят лет никак не проверяли, так что то, что мы 7 лет не прошивали уже облегчение труда. Все это дело вкуса Gloriya Можно, конечно, 10 дней прошивать горы документов, а можно заранее подготовиться к неминуемым событиям; Капитон 10 лет не проверяли Я пользуюсь брошуратором.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Такой прибор действует по принципу дырокола, пробивает порядка 20 прямоугольных дырок, потом листы одеваются на пластиковую гребенку, в итоге получается папка на пластиковых кольцах не очень удобно кольца.. Галиха Нам на прошлой работе все делал архивариус. Мы нанимали и платили денежки.

Мыльница, зеркалка, камера в телефоне или любое другое устройство, способное сделать снимок, есть, пожалуй, у каждого человека. Количество людей увлекающихся фотографией растет с каждым днем.

С приходом цифровой фотографии, количество сделанных кадров перестало играть какое-либо значение это не пленка и сделать лишних кадров ничего не стоит. У многих людей есть больших архивы их фотографий и фотографий их друзей, которые никак не структурированы.

Поиск нужной фотографии иногда может занимать довольно много времени. Если у вас совсем немного фотографий в личном архиве, то эта статья вряд ли будет вам интересна.

Обложка дела – образец оформления

Мало ли какие сведения в этой макулатуре обнаружатся.

Мы составляем акт, что комисия в составе подтверждает, все документы по перечню сожжены в их присутствии я так понимаю что многие «дрелят»? Пора бизнес открывать по изготовлению какой-нить сшивалки joper Мы сдаем в макулатуру, так как когда разрабатывается проект лимитов на загрязнение окр. Иначе, если макулатуру не сдаешь, то все получается дороже. А какие-такие секреты могут быть в первичке 5-летней давности?

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2021-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело.

Оформление по срокам хранения

Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Источник: https://radissonsochi.ru/predmet-nasledstva/9683-kak-mozhno-podpisyvat-papki-v-ofise-bukhgalteriya.html

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию.

Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр. Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках.

Так они не разлетятся, даже если папку уронить.

Это делается следующим образом: Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

О хранении документов в архивах написано тут.

Папки в бухгалтерии

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг.

Отточить свои умения очень важно: неверно сделанная прошивка может быть сама источником различных проблем, если пропадет какой-либо важный лист из документации.

Итак, как правильно сшивать документы ниткой (пошагово) и для чего это нужно?

Какие документы сшивают в делопроизводстве?

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое и каких видов она может быть? Узнайте по ссылке.

Смысл процедуры – надежно закрепить бумаги, чтобы ничего из них не потерялось. Из прошитой стопки с пронумерованными страницами нельзя незаметно вытащить никакой лист.

Оформление документов для налоговой

Что касается пакета документов в ФНС, сотрудники налоговой сегодня иногда даже просят документы не сшивать, поскольку нужно их сканировать.

Можно ли использовать данный состав папок в Казахстане, на Украине и пр. бывших Советских Республиках?

Да, ведь законодательство наших стран похоже. Кроме того, документы составляются те же. Да и иностранные компании, имеющие предствавительства в нашей стране, тоже могут использовать данный состав папок.

3.

Каковы преимущества архива для компании?

Преимущества архивирования главным образом касаются следующих потенциальных рисков:

Юридические. В работе практически каждой организации наступает момент, когда необходимо доказать факт проведенной операции или отстоять свою позицию в суде. Это влечет за собой создание архива документов, которые потенциально способны спасти честь компании в случае возникающих споров.

Логистические. Документы были грамотно архивированы с технической точки зрения, но практически доступ к ним невозможен.

К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

  1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
  4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса.

Внимание Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым.

Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом.

Создать электронный архив бухгалтерских документов

Электронный архив документов не следует путать с базой электронных документов. Последние изначально созданы в электронном виде и не имеют бумажных оригиналов.

Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки.

Если я буду переходить на электронные документы, то как это будет?

Хранятся электронные счета-фактуры в электронном виде.

Распечатывать их на бумажном носителе не нужно. Это можно найти в п. 1.13 Порядка и п.

14 Правил ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур (Письмо ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/[email protected] (п. 2)). Мы буквально недавно перевели всю первичку в УПД на бумаге.
Сейчас решили делать электронный архив, но в законодательстве про УПД в электронном виде нет ничего.

Налоговый учет бухгалтерии

Получите консультацию по вашему вопросу! Каждую папку с документами следует подписать, например: Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты.

Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся.

Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам.

Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр. Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках.

Так они не разлетятся, даже если папку уронить.

Делайте две папки—договоры поставки—договоры закупкиПрава по организациям можно задать в политиках доступа.

Вчера я обещала Вам, что каждый день мы будем высылать ссылку на 1 видео, в котором будет рассказано об одной из частей нашей Технологии хранения документов и формирования папок.

И вчера Вы получили ссылку на 1 видео, в котором я рассказывала о бесценном шаблоне Сегодня я хочу рассказать о другом документе, который входит в состав Технологии Это регламентный документ, который закрепляет сколько, каких папок, какого цвета должно быть в Вашей организации, чтобы сократить время на поиск, подготовку и архивирование документов на 40 процентов.

И конечно в

«02.Набор схем: состав папок для хранения бумажных документов»

содержатся папки не только бухгалтерские, но и для юристов, и для кадровиков.

Начало начал – аккуратно подписанные папочки

Еще раз повторяю – моя рассылка для новичков, делающих ПЕРВЫЕ шаги в бухгалтерии. И

обучаю я так, как работаю сама, так, как я привыкла. Мне так удобно. Как показала

практика, мой метод ведения учета, делопроизводства, хранения документации

устраивает также и налоговых инспекторов – многочисленные проверки это доказали.

Итак – Вам для чего-то понадобилось знание бухгалтерии.

Источник: https://narodnya-kassa.ru/kak-mozhno-podpisyvat-papki-v-ofise-buhgalteriya

Документы, без которых канцтовары и другие офисные расходы списать не удастся

25 февраля 2021 г.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Инспекторы аннулируют расходы, не подтвержденные документами. Начнем с канцтоваров. Обычно их принимают к учету по накладной от поставщика или на основании авансового отчета (если канцелярку купил сотрудник).

Каждый бухгалтер по-своему учитывает канцтовары. Кто-то кропотливо приходует каждую позицию.

Например, так: ручка гелевая Pilot черная, ручка синяя шариковая автоматическая BIC и т.д.

У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени.

Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество.

Как подписать папку

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше.

Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг.

Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг.

Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку.

Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.

Список канцтоваров для офиса — то, что нужно в любом офисе!

Данная статья надеюсь поможет как молодому и начинающему офис-менеджеру, так и специалисту. На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, и иногда кажется, что офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники.

Вам нужно только проставить необходимое кол-во товара и добавить в корзину, не покидая данную страницу.

Товар подобран тщательно и Оптимизирован практически под любой офис по принципу Качество выше Цены. Данный подбор товаров подойдёт, если Вы хотите купить

plbarber.ru

Комплектование Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение: Это может быть секретарь руководителя.

Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Этап 3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.

Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов».

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне.

Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию.

И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение.

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК).

Подписание бухгалтерских документов (как правильно)

Визирование бухгалтерских документов Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать… Гл.

бух и ген.директор подписывают регистры НУ и БУ или достаточно подписи гл. бухгалтера? Как установите в Приказе об учетной политике. Например: Утвердить следующий перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета: ______________.

(выбрать: должностные лица со ссылкой…Насколько я знаю, сейчас появилось требование подписывать регистры БУ и НУ не только у гл.

Как подписать папку с документами образец

Инструкция 1 Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме.

В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно заполнять за каждый день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами.

Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2 На последнем подшитом листе ставится надпись

«В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов»

, где указывается количество листов в книге.

Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной программе, такой, как 1С:Бухгалтерия.

Внимание Помимо этого правильное ведение архива позволяет решать целый комплекс проблем с организацией, управлением и сохранностью архива.

Источник: http://PravaMoskva.ru/kak-mozhno-podpisyvat-papki-v-ofise-buhgalterija-32769/

Папки и системы архивации

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Бухгалтерский учет в маленькой компании

Папка-регистратор и папка-сегрегатор Папка-сегрегатор Папка-сегрегатор — незаменимая вещь для тех, кто, в силу своих служебных обязанностей, вынужден делать подшивки документов. Это удобное хранилище для документации позволяет сортировать деловые бумаги по определенным критериям, подписывая вкладыш на корешке.

Магазин канцтоваров КанцКапитал находится в Киеве. За годы работы мы стали помощниками для тех, кто хочет организовать бумажную работу в офисе, и папка-регистратор или комплект сегрегаторов помогут справиться с этой задачей. Папки регистраторы используют в своей работе секретари-референты, офис-менеджеры и бухгалтера.

У нас можно недорого купить сегрегатор: Закупив такой незаменимый для офиса атрибут, Вы навсегда забудете о поисках документов, и сумеете навести идеальный порядок в бумагах. Папка-регистратор папка-сегрегатор или корона — это специальный канцелярский инструмент, оснащенный арочным механизмом.

Он предназначен для хранения бумаг, файлов и документов. В сегрегаторы можно складывать документы, отсортировав их в соответствии с алфавитом, тематикой или хронологией. Предусматривается два способа крепления документа: Складываете документ в файл, и только тогда крепите его в сегрегатор.

Для прокалывания листа используется дырокол. После этого документ надевается на стержни замка папки. Если в Вашей кампании большой документооборот, рекомендуем на корешке папки делать необходимые обозначения — это поможет быстро определить, что содержат папки сегрегаторы и найти необходимый документ.

Папка регистратор — незаменимая вещь для работников школьных и дошкольных учреждений. Такое хранилище позволяет не только держать в идеальном порядке деловую документацию, но и сохранять детские рисунки, рефераты и другие работы.

Сегрегаторы удобны в использовании: Мы гарантируем высокое качество продукции и доступные цены. Ассортимент продукции разнообразен. Регистраторы могут быть односторонние или двухсторонние, иметь разную расцветку и размещать разнообразное количество документов.

Многие клиенты отдают предпочтение продукции ТМ AXENT, чьими основными характеристиками являются высокое качество и уникальная структура. Магазин КанцКапитал предлагает сегрегатор купить, папку-регистратор в Киеве с доставкой по всей Украине.

Заказ можно оформить, позвонив по горячей линии, номер телефона которой указан на сайте. Наши менеджеры помогут Вам определиться с выбором и подробно расскажут об имеющейся в наличии продукции.

Ну, а если Вас интересуют большие объемы покупки и возможность немного сэкономить, у нас всегда найдутся выгодные предложения и для оптовых покупателей!

Мы также рекомендуем обратить внимание на папки пластиковые с прижимом , представленные в следующем разделе, – действительно незаменимую вещь для офиса.

Разработка под e-commerce На одном из крупных проектов возникла не совсем обычная для 1С задача. Нужно было организовать массовую отправку и подписание документов контрагентов с помощью электронной цифровой подписи. Поиск информации в справочной системе и на 1Сных форумах нужного результата не дал.

Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг.

Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: Рассмотрим, как их удобнее хранить. Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку.

5 причин перейти на электронный документооборот

Как упорядочить документы в офисе Советует делопроизводитель.

Как упорядочить документы в офисе Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович. Когда в документах нужно наводить порядок Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр. Проблематично отследить срок выполнения поручений.

Как подписать папки в бухгалтерии

Они прочно вошли в жизнь предприятий и очень активно начали использоваться для сохранности бумаг. Основное их преимущество — это низкая стоимость и надежность в архивации документов. В них можно хранить документацию много лет.

Только обязательно использовать для этого сухое помещение. Они не заменимы для сортировки деловых бумаг, защиты от повреждений и потерь. И хотя несколько десятков лет назад появилась пластиковая альтернатива, но картонные папки все также популярны.

У них не презентабельный вид, поэтому используются предприятиями в архивах и бухгалтерии.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Мастер-класс. Папка для документов из экокожи. Скрапбукинг. Scrapbooking.

Фото предоставлены компанией 20 октября на форуме Клерк.

Любая перепечатка разрешена только при условии полного сохранения оригинала текста и указания авторства. В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации.

Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Как хранить документы в офисе правильно?

Папка-регистратор и папка-сегрегатор Папка-сегрегатор Папка-сегрегатор — незаменимая вещь для тех, кто, в силу своих служебных обязанностей, вынужден делать подшивки документов. Это удобное хранилище для документации позволяет сортировать деловые бумаги по определенным критериям, подписывая вкладыш на корешке. Магазин канцтоваров КанцКапитал находится в Киеве.

За годы работы мы стали помощниками для тех, кто хочет организовать бумажную работу в офисе, и папка-регистратор или комплект сегрегаторов помогут справиться с этой задачей. Папки регистраторы используют в своей работе секретари-референты, офис-менеджеры и бухгалтера.

У нас можно недорого купить сегрегатор: Закупив такой незаменимый для офиса атрибут, Вы навсегда забудете о поисках документов, и сумеете навести идеальный порядок в бумагах. Папка-регистратор папка-сегрегатор или корона — это специальный канцелярский инструмент, оснащенный арочным механизмом. Он предназначен для хранения бумаг, файлов и документов.

В сегрегаторы можно складывать документы, отсортировав их в соответствии с алфавитом, тематикой или хронологией.

Товарная накладная: ошибки, требующие внимания бухгалтера

Как правильно сортировать документы для бухгалтера? Previous Как правильно сортировать документы для бухгалтера? Если Вы поручаете своему бухгалтеру вести учет Вашей бухгалтерии — Вы должны предоставлять документы в сортированном виде.

Основные услуги

Дата указывается в начале записей за день. Если кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку, то расходные документы можно передавать в кассу под расписку кассира на первом экземпляре журнала.

При таком порядке передачи расходных документов в кассу второй экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника, который проверяет, не внесено ли каких-либо исправлений и дописок в первый экземпляр.

Первый экземпляр кассового журнала помещается в кассовые документы дня, второй экземпляр – в мемориальные документы дня.

.

.

Источник: https://roakkutan-izotretinoion.ru/trudovoe-pravo/kak-mozhno-podpisivat-papki-v-ofise-buhgalteriya.php

Папки в бухгалтерии

Как можно подписывать папки в офисе бухгалтерия

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.

Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок.

Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся.

В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать.

Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него.

Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу.

Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.

В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.

Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

  1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
  2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
  3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
  4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ).

Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.

О хранении документов в архивах написано тут.

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/papki-v-buhgalterii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.